Collaboration virtuelle: Les réunions, du brainstorming aux conférences (Management de l’intelligence collective - Part 1)
« Je me suis demandé si la parole pourrait être transmise par l'électricité, en un mot si l'on pourrait parler à Vienne et se faire entendre à Paris.”CHARLES BOURSEUL, 26 août 1854.
Nous avons tous fait ce rêve un jour : nous téléporter dans un lieu juste en fermant les yeux, y être sans quitter le lieu où nous sommes. Affronter le froid, les embouteillages, la promiscuité dans les transports en commun, les bousculades, le stress de la montre… Passer plus de temps avec les siens ou simplement ne pas quitter l’endroit où l’on se sent bien, tout en travaillant. Le vieux rêve de l’homme, être présent dans plusieurs endroits en même temps…
Et si cela était possible, comment vivrait-on, comment partagerions-nous nos vies ? Comment réinvestirions-nous nos vies si nous avions ces 10 heures de plus (au moins) que nous passons chaque semaine dans les transports ou dans ces réunions qui se trainent d’être plus des lieux de débats que des lieux de décisions.
Développement durable, crise économique, globalisation obligent, les entreprises doivent repenser leur façon de travailler et le secteur de la téléprésence, à l’heure du volcan irlandais, voit son chiffre d’affaires exploser
Certes, la téléportation n’est pas encore là, mais la téléprésence a évolué et de nombreuses entreprises ont déjà et depuis longtemps virtualisé une partie de leurs réunions en utilisant différents systèmes : téléconférences ou call-conférences, web conférences ou vidéo conférences. Quelquefois au grand dam de certains cadres qui évoquent avec regret les classes affaires ou première classe des longs courriers et les diners d’affaires dans des hôtels de luxes. Mais c’est ainsi, il faudra apprendre à alterner la grande vie professionnelle et le virtuel, tout comme on continuera à lire des journaux sur papier dont le prix sera multiplié par 2 ou 3 et les tablettes de lecture électronique…
La Call-Conférence
La réunion de travail téléphonique appelée familièrement confcall permet à plusieurs personnes de converser sur une même ligne pour des réunions de travail.
Si cette même ligne est assimilable techniquement à une salle de réunion virtuelle à laquelle chacun se connecte à heure dite, elle reste très confusante pour le cerveau et donc pour l’assimilation des messages par les utilisateurs, dès que la réunion rassemble plus de 3 ou 4 participants...
Il est d’ailleurs intéressant de voir comment chaque participant essaie désespérément de visualiser son interlocuteur virtuel en fixant des yeux le petit appareil de télé-conférence posé sur la table. Outre la recherche de l’émetteur (de ses lèvres), la confcall fait abstraction de tout ce qui aide en général à la compréhension du message, notamment la kinésique des mimiques et l’expression du soi. Dans la communication humaine, c'est le contexte du langage qui donne un sens au texte de la langue, pour une relation en cours. Dans la confcall, le contexte est minimaliste (la boîte à voix) et le non-verbal ne peux passer que par la voix, les silences, la tonalité, le rythme.
Dans le cadre de la réunion de groupe (au delà de 3 ou 4 personnes, la confcall est plus adaptée à un message émis de haut en bas, qu’à un échange entre les participants.
Je ne citerai pas les dizaines de raisons qui peuvent en faire un véritable calvaire pour les participants qui évoquent pèle mèle : ponctualité, incapacité d’intervenir ou de signifier une incompréhension, prise de parole intempestive… (voir les 25 raisons de détester la confcall)
Tarif moyen : entre 7,20 euros et 25 euros par heure et par personne selon le système et les fonctionnalités proposées pour préparer ou suivre la conférence.
La Vidéoconférence
La vidéoconférence ou visioconférence met en relation visuelle et sonore deux ou plusieurs interlocuteurs éloignés, sans qu'ils aient à se déplacer.
Il est important de distinguer ici les systèmes grand public (via internet que je traiterai à la suite) des systèmes professionnels qui requièrent une installation spécifique pouvant être achetée (investissement très lourd) ou louée.
Pour 450 euros en moyenne de l’heure, on peut aujourd’hui se connecter via des systèmes de vidéoconférence professionnels et se retrouver en face à face, ou plutôt « écran à écran », avec plusieurs interlocuteurs utilisant un système similaire.
Tous ceux qui ont testé les systèmes de vidéoconférences en connaissent les limites. Car en transposant la voix et l’apparence visuelle cadrée et filmée, c’est à dire ce qui est le plus visible dans la communication, la vidéoconférence, telle qu’elle se pratique aujourd’hui, oblige les participants à adopter une posture, à mobiliser une partie de leur appareil de compréhension pour spatialiser le discours, souvent légèrement décalé par rapport à l’expression des lèvres. De plus en limitant l’expression à la parole, au verbe, à l’oralité, la vidéoconférence pure gomme l’ensemble des moyens d’expressions spontanés, dessiner un croquis, partager un document, une note, glisser un mot à son voisin, etc…
Autre point faible, la vidéoconférence permet très difficilement l’expression et le ressenti émotionnel, plus facile à décrypter au téléphone. En fait, si les participants ont l’air de se regarder, ils ne regardent en fait que l’image renvoyée par la caméra, et cela prête souvent à confusion. De toute façon, au prix de l’heure, pas question de se lâcher en vidéoconférence, le temps de parole est cher. Il faut donc faire court, concentré et efficace.
Certains systèmes très couteux ont beau vouloir donner l’illusion aux participants d’être ensemble, le cerveau n’est pas dupe et la mémoire de chacun des participants enregistre des fractions de conversation, et ce d’autant que les langues utilisées ne sont pas les langues maternelles.
On réservera donc la vidéoconférence pour les réunions formelles sans place de débat ou aux réunions solennelles (genre O.N.U.), plutôt qu’aux brainstorming et aux séances de travail collaboratif. Ou encore à des réunions en «one to one» , ou «one to many», plutôt qu’en «many to many».
Les Webconférences
Rendons à César ce qui appartient à César, les webconférences ont changé la vie de beaucoup d’entre nous. Au delà de simplement se parler en direct (VOIP), ou de se voir (vidéo live ou streaming), elles permettent l’interaction et la spontanéité via le partage de documents, le chat et la messagerie instantanée, et le co-travail via le partage d’écran, les tableaux blancs, les sondages...
Les applications de webconferences s’installent sur l’ordinateur ou sont accessibles via un navigateur et une connexion à un serveur. Certaines sont gratuites type ichat ou skype, d’autres payantes via un abonnement mensuel ou un plan annuel ou au pay-per-use et leur prix dépend des fonctionnalités qu’elles offrent. Webex et Adobe acrobat connect proposent aujourd’hui des formules de net meeting à partir de 50 euros par mois. La solution plus ouverte DimDim se positionne aujourd’hui en dessous de 30 dollars par mois.
Il reste que ces formules sont là encore sympathiques pour un «face à face», de petits groupes ou un «one to many», mais peu ergonomiques pour des équipes qui se rencontreraient en ligne, sans modération, pour co-travailler ou partager.
Là encore, et pour le pratiquer quotidiennement, il est difficile d’éprouver émotionnellement la sensation de partager le même lieu, si ce n’est dans une conférence magistrale en ligne de type webseminar. Au contraire, c’est un peu comme si deux bulles pouvaient communiquer via des ponts tendus entre les rives, mais jamais les bulles ne se fondent.
Les réunions virtuelles en immersion 3D temps réel.
Il est difficile d’expliquer à ceux qui n’ont jamais accédé à un univers virtuel ou même à ceux qui n’ont jamais expérimenté une réunion professionnelle en immersion, en quoi ce média se distingue des autres et surtout ce qu’il apporte de plus.
Pour résumer l’expérience d’une réunion immersive en quelques lignes de textes, je dirais que se réunir dans un espace virtuel 3D, c’est d’abord abolir les distances et se donner les moyens d’une expérience plus riche, par un vécu partagé de :
- la sensation de soi
- la sensation de l’autre
- la sensation de l’espace
Je ne me connecte pas à, ou à travers, mais dans un espace en 3 dimensions que mon cerveau interprète comme un lieu physique par le biais du processus d’incarnation à l’avatar qui me prolonge. Ainsi toute information ou échange d’information m’arrive dans un contexte sémantique via les médias traditionnels (texte, son, vidéo) et les différents canaux de communication : chat, messagerie instantanée, voix, auxquels je rajoute un grand nombre d’informations non verbales : signes du corps, animations, expressions, postures, vêtements, mouvements.
Je ne suis pas en «face à face» (écran contre écran ou voix à voix), mais je me retrouve connectée émotionnellement à mes interlocuteurs, par le fait de partager le même espace au même moment, tout comme dans une situation réelle, même si certaines dimensions, tactile, olfactive, sont encore manquantes.
Contrairement aux médias précédents, il m’est très facile de réunir un grand nombre de personnes dans un même lieu et de donner à chacun la possibilité de s’exprimer et de co-travailler, avec un niveau d’engagement largement supérieur.
Il est vrai qu’aujourd’hui, il existe un préalable technique à l’utilisation de ce média, car aucun navigateur ne permet d’entrer en immersion dans de la 3D temps réel. Il faudra donc que chaque participant installe (pour le moment) un navigateur spécifique comme celui proposé par Linden Lab pour Second Life. Celui-ci est gratuit, localisé en plus de 10 langues et offre de nombreuses possibilités en matière d’interactivité et de partage des médias traditionnels (shared media).
Si l’on considère qu’une entreprise peut installer son propre espace de travail sur Second Life à partir de 375 euros par mois (un quart de région équipée et brandée via Makemyworlds), le coût de chaque réunion peut être ramené à moins d’un euro sur la base d’une réunion quotidienne …
Il est probable que les univers immersifs préfigurent une réalité virtuelle dans laquelle nous entrerons équipés pour partager une même réalité illusoire par le biais d’hologrammes, tout comme dans un film de science fiction. Nous serons, nous-même, ailleurs, sans y être.
Le choix du bon média pour la collaboration virtuelle
Manager l’intelligence collective, c’est avant tout donner les moyens à chacun de s’exprimer en fonction de ses préférences cérébrales. Certains sont plus à l’aise à l’écrit, d’autres à l’oral, certains ne sont pas eux-mêmes devant un écran ou une caméra vidéo, d’autres sont plus à l’aise au téléphone, d'autres ont besoin d'espace pour être au top de leur créativité etc..
C’est aussi fournir la plateforme qui correspondra le mieux au temps et au rythme de l’innovation sachant qu’aujourd’hui elle est la clef du développement des entreprises, mais aussi à des équipes globales et polymorphes dont l’heure n’est jamais la même !
C'est enfin savoir alterner efficacement le présentiel et le virtuel, sans dogmes, avec la seule préoccupation de réunir l'ensemble des conditions d'une collaboration efficace.
Lire ou relire :
- Management de l'intelligence collective (Intro)
- Qui viendra travailler aujourd'hui ?
- Pourquoi les entreprises doivent-elles adopter dès maintenant l'internet immersif
- 30 outils collaboratifs pour réduire votre empreinte carbone...et votre facture !
Nous avons tous fait ce rêve un jour : nous téléporter dans un lieu juste en fermant les yeux, y être sans quitter le lieu où nous sommes. Affronter le froid, les embouteillages, la promiscuité dans les transports en commun, les bousculades, le stress de la montre… Passer plus de temps avec les siens ou simplement ne pas quitter l’endroit où l’on se sent bien, tout en travaillant. Le vieux rêve de l’homme, être présent dans plusieurs endroits en même temps…
Et si cela était possible, comment vivrait-on, comment partagerions-nous nos vies ? Comment réinvestirions-nous nos vies si nous avions ces 10 heures de plus (au moins) que nous passons chaque semaine dans les transports ou dans ces réunions qui se trainent d’être plus des lieux de débats que des lieux de décisions.
Développement durable, crise économique, globalisation obligent, les entreprises doivent repenser leur façon de travailler et le secteur de la téléprésence, à l’heure du volcan irlandais, voit son chiffre d’affaires exploser
Certes, la téléportation n’est pas encore là, mais la téléprésence a évolué et de nombreuses entreprises ont déjà et depuis longtemps virtualisé une partie de leurs réunions en utilisant différents systèmes : téléconférences ou call-conférences, web conférences ou vidéo conférences. Quelquefois au grand dam de certains cadres qui évoquent avec regret les classes affaires ou première classe des longs courriers et les diners d’affaires dans des hôtels de luxes. Mais c’est ainsi, il faudra apprendre à alterner la grande vie professionnelle et le virtuel, tout comme on continuera à lire des journaux sur papier dont le prix sera multiplié par 2 ou 3 et les tablettes de lecture électronique…
La Call-Conférence
La réunion de travail téléphonique appelée familièrement confcall permet à plusieurs personnes de converser sur une même ligne pour des réunions de travail.
Si cette même ligne est assimilable techniquement à une salle de réunion virtuelle à laquelle chacun se connecte à heure dite, elle reste très confusante pour le cerveau et donc pour l’assimilation des messages par les utilisateurs, dès que la réunion rassemble plus de 3 ou 4 participants...
Il est d’ailleurs intéressant de voir comment chaque participant essaie désespérément de visualiser son interlocuteur virtuel en fixant des yeux le petit appareil de télé-conférence posé sur la table. Outre la recherche de l’émetteur (de ses lèvres), la confcall fait abstraction de tout ce qui aide en général à la compréhension du message, notamment la kinésique des mimiques et l’expression du soi. Dans la communication humaine, c'est le contexte du langage qui donne un sens au texte de la langue, pour une relation en cours. Dans la confcall, le contexte est minimaliste (la boîte à voix) et le non-verbal ne peux passer que par la voix, les silences, la tonalité, le rythme.Dans le cadre de la réunion de groupe (au delà de 3 ou 4 personnes, la confcall est plus adaptée à un message émis de haut en bas, qu’à un échange entre les participants.
Je ne citerai pas les dizaines de raisons qui peuvent en faire un véritable calvaire pour les participants qui évoquent pèle mèle : ponctualité, incapacité d’intervenir ou de signifier une incompréhension, prise de parole intempestive… (voir les 25 raisons de détester la confcall)
Tarif moyen : entre 7,20 euros et 25 euros par heure et par personne selon le système et les fonctionnalités proposées pour préparer ou suivre la conférence.
La Vidéoconférence
La vidéoconférence ou visioconférence met en relation visuelle et sonore deux ou plusieurs interlocuteurs éloignés, sans qu'ils aient à se déplacer.
Il est important de distinguer ici les systèmes grand public (via internet que je traiterai à la suite) des systèmes professionnels qui requièrent une installation spécifique pouvant être achetée (investissement très lourd) ou louée.
Pour 450 euros en moyenne de l’heure, on peut aujourd’hui se connecter via des systèmes de vidéoconférence professionnels et se retrouver en face à face, ou plutôt « écran à écran », avec plusieurs interlocuteurs utilisant un système similaire.
Tous ceux qui ont testé les systèmes de vidéoconférences en connaissent les limites. Car en transposant la voix et l’apparence visuelle cadrée et filmée, c’est à dire ce qui est le plus visible dans la communication, la vidéoconférence, telle qu’elle se pratique aujourd’hui, oblige les participants à adopter une posture, à mobiliser une partie de leur appareil de compréhension pour spatialiser le discours, souvent légèrement décalé par rapport à l’expression des lèvres. De plus en limitant l’expression à la parole, au verbe, à l’oralité, la vidéoconférence pure gomme l’ensemble des moyens d’expressions spontanés, dessiner un croquis, partager un document, une note, glisser un mot à son voisin, etc…
Autre point faible, la vidéoconférence permet très difficilement l’expression et le ressenti émotionnel, plus facile à décrypter au téléphone. En fait, si les participants ont l’air de se regarder, ils ne regardent en fait que l’image renvoyée par la caméra, et cela prête souvent à confusion. De toute façon, au prix de l’heure, pas question de se lâcher en vidéoconférence, le temps de parole est cher. Il faut donc faire court, concentré et efficace.
Certains systèmes très couteux ont beau vouloir donner l’illusion aux participants d’être ensemble, le cerveau n’est pas dupe et la mémoire de chacun des participants enregistre des fractions de conversation, et ce d’autant que les langues utilisées ne sont pas les langues maternelles.
On réservera donc la vidéoconférence pour les réunions formelles sans place de débat ou aux réunions solennelles (genre O.N.U.), plutôt qu’aux brainstorming et aux séances de travail collaboratif. Ou encore à des réunions en «one to one» , ou «one to many», plutôt qu’en «many to many».
Les Webconférences
Rendons à César ce qui appartient à César, les webconférences ont changé la vie de beaucoup d’entre nous. Au delà de simplement se parler en direct (VOIP), ou de se voir (vidéo live ou streaming), elles permettent l’interaction et la spontanéité via le partage de documents, le chat et la messagerie instantanée, et le co-travail via le partage d’écran, les tableaux blancs, les sondages...
Les applications de webconferences s’installent sur l’ordinateur ou sont accessibles via un navigateur et une connexion à un serveur. Certaines sont gratuites type ichat ou skype, d’autres payantes via un abonnement mensuel ou un plan annuel ou au pay-per-use et leur prix dépend des fonctionnalités qu’elles offrent. Webex et Adobe acrobat connect proposent aujourd’hui des formules de net meeting à partir de 50 euros par mois. La solution plus ouverte DimDim se positionne aujourd’hui en dessous de 30 dollars par mois.
Il reste que ces formules sont là encore sympathiques pour un «face à face», de petits groupes ou un «one to many», mais peu ergonomiques pour des équipes qui se rencontreraient en ligne, sans modération, pour co-travailler ou partager.
Là encore, et pour le pratiquer quotidiennement, il est difficile d’éprouver émotionnellement la sensation de partager le même lieu, si ce n’est dans une conférence magistrale en ligne de type webseminar. Au contraire, c’est un peu comme si deux bulles pouvaient communiquer via des ponts tendus entre les rives, mais jamais les bulles ne se fondent.
Les réunions virtuelles en immersion 3D temps réel.
Il est difficile d’expliquer à ceux qui n’ont jamais accédé à un univers virtuel ou même à ceux qui n’ont jamais expérimenté une réunion professionnelle en immersion, en quoi ce média se distingue des autres et surtout ce qu’il apporte de plus.
Pour résumer l’expérience d’une réunion immersive en quelques lignes de textes, je dirais que se réunir dans un espace virtuel 3D, c’est d’abord abolir les distances et se donner les moyens d’une expérience plus riche, par un vécu partagé de :
- la sensation de soi
- la sensation de l’autre
- la sensation de l’espace
Je ne me connecte pas à, ou à travers, mais dans un espace en 3 dimensions que mon cerveau interprète comme un lieu physique par le biais du processus d’incarnation à l’avatar qui me prolonge. Ainsi toute information ou échange d’information m’arrive dans un contexte sémantique via les médias traditionnels (texte, son, vidéo) et les différents canaux de communication : chat, messagerie instantanée, voix, auxquels je rajoute un grand nombre d’informations non verbales : signes du corps, animations, expressions, postures, vêtements, mouvements.
Je ne suis pas en «face à face» (écran contre écran ou voix à voix), mais je me retrouve connectée émotionnellement à mes interlocuteurs, par le fait de partager le même espace au même moment, tout comme dans une situation réelle, même si certaines dimensions, tactile, olfactive, sont encore manquantes.
Contrairement aux médias précédents, il m’est très facile de réunir un grand nombre de personnes dans un même lieu et de donner à chacun la possibilité de s’exprimer et de co-travailler, avec un niveau d’engagement largement supérieur.
Il est vrai qu’aujourd’hui, il existe un préalable technique à l’utilisation de ce média, car aucun navigateur ne permet d’entrer en immersion dans de la 3D temps réel. Il faudra donc que chaque participant installe (pour le moment) un navigateur spécifique comme celui proposé par Linden Lab pour Second Life. Celui-ci est gratuit, localisé en plus de 10 langues et offre de nombreuses possibilités en matière d’interactivité et de partage des médias traditionnels (shared media).
Si l’on considère qu’une entreprise peut installer son propre espace de travail sur Second Life à partir de 375 euros par mois (un quart de région équipée et brandée via Makemyworlds), le coût de chaque réunion peut être ramené à moins d’un euro sur la base d’une réunion quotidienne …
Il est probable que les univers immersifs préfigurent une réalité virtuelle dans laquelle nous entrerons équipés pour partager une même réalité illusoire par le biais d’hologrammes, tout comme dans un film de science fiction. Nous serons, nous-même, ailleurs, sans y être.
Le choix du bon média pour la collaboration virtuelle
Manager l’intelligence collective, c’est avant tout donner les moyens à chacun de s’exprimer en fonction de ses préférences cérébrales. Certains sont plus à l’aise à l’écrit, d’autres à l’oral, certains ne sont pas eux-mêmes devant un écran ou une caméra vidéo, d’autres sont plus à l’aise au téléphone, d'autres ont besoin d'espace pour être au top de leur créativité etc..
C’est aussi fournir la plateforme qui correspondra le mieux au temps et au rythme de l’innovation sachant qu’aujourd’hui elle est la clef du développement des entreprises, mais aussi à des équipes globales et polymorphes dont l’heure n’est jamais la même !
C'est enfin savoir alterner efficacement le présentiel et le virtuel, sans dogmes, avec la seule préoccupation de réunir l'ensemble des conditions d'une collaboration efficace.
Lire ou relire :
- Management de l'intelligence collective (Intro)
- Qui viendra travailler aujourd'hui ?
- Pourquoi les entreprises doivent-elles adopter dès maintenant l'internet immersif
- 30 outils collaboratifs pour réduire votre empreinte carbone...et votre facture !
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